横道に逸れない！ただ乗りさせない！ミーティングを「そこそこ良い感じ」に進める方法 - MGAスタッフブログMGAスタッフブログ

弊社ミーティングルームのホワイトボード×2枚重ね。でかいです。

インフォメーションアーキテクトの宮内です。

自分はちょいちょいミーティングの議事進行を（いつの間にか）任されることがあるのですが、その際自然と心掛けてることが幾つかあるなーと、最近気付きまして……。

今回はその辺りをざっとまとめてみたいと思います。何かお仕事の中で参考になれば幸いです。

そのミーティングで決定しなければならない事項を予め共有し、
ホワイトボードの右肩にも予め書いておく

その日の議題は予めレジュメとして共有をします。また、議題はホワイトボードにも書き込んでおきます。
ここで言う「議題」は「そのミーティングの中で決定しなければならないこと」でもあります。
すなわち、それらが「決まれば」そのミーティングはおしまい、ということになります。

…なので、その議題が終わったら、議題の横にチェックマークを入れるなり、打ち消し線を入れるなりして「その議題を片付けたこと」を目に見える形で示します。

こうすることで、そのミーティングの目的から逸れることなく、進行することが可能になります。

ミーティングは時間を掛ければ掛けるほど良い結果に結びつくというものではありません。
……というよりも、諸々予定を調整の上、セッティングされている訳で安易に時間を延長するべきものではないと思います。

前述の「そのミーティングの目的」を意識しながら、決められた時間帯にそれらを片付けるため、進行役の人は随時時間配分を気にしながら進行していきます。

また、その場の全員で検討する必要の無い、個別の課題や検討事項については、メールやBacklogといったツールをベースに別途進めるなど、進行状況を見てタスクをミーティングから切り離す判断も必要になります。

腰を悪くされている方はその限りではありませんが、できるだけ進行役の人は立って進行していった方が良いと考えています。

立って進行することで、出席しているメンバーの表情やリアクションを見ながら進めることができ、後述するように、意見やアイデアを引き出す際に役立ちます。

当たり前の話ではありますが、そのミーティングでどこまで話が進んでいったか、どこまでアイデアが固まっていたか、…を可視化する意味で重要です。

ミーティングを進める中で、それまでの話の流れを見失ってしまうこともありますので、それを防ぐ意味でも機能すると思います。

いきなりミーティングの場全体に意見を尋ねても、なかなか口火を切る人が現れない、……ということがあります。

ランダムで構いませんので、まずは誰か特定の人に話を振ってみて、その人から話を広げてみると、進行がスムーズになります。

ずーっと黙っている人ほど、それまでの話の流れに疑問を感じていたりします。

進行しながら、全体のリアクションを見て、もしそういった人がいるなと気付いたら早めに話を振ってみると良いかもしれません。

ミーティング用のテーブルに着席して話を進めるスタイルに限定せず、議題によっては全員立って、模造紙に付箋で意見やアイデアを貼り付けたり、そのミーティングを複数のグループに分割し各々話を進めるといったアプローチが適している場合もあります。

……という具合にまとめてみた訳ですが、どうでしょう？結構当たり前な内容も多かったかもしれません。

ただ、「なんとなく」「とりあえず」集まってミーティングをすることほど無駄なものは無い訳で、準備と計画を怠らずにぜひミーティングを進めてもらえれば幸いです。